Dagskrá:
- Formaður býður nýtt ráð velkomið
- Sigurður Þór skólastjóri fer yfir persónuverndarlögin, endurmenntun og námsmat.
- Fundartími ákveðin
- Önnur mál
Afgreiðslur:
1. Jóhann Albertsson, formaður ráðsins býður fólk velkomið á fyrsta fund. Farið var yfir vinnulag og þau gögn sem gott er að hafa. Ráðið beinir því til sveitastjórnar að fara yfir erindisbréf fræðsluráðs með tilliti til nýrra persónuverndarlaga.
2. Sigurður Þór skólastjóri fór yfir stöðu skólans vegna persónuverndarlaga. Áhættumat hefur verið framkvæmt þar sem fram kemur að 36 atriði voru metin og skiptist áhættugildi þeirra sem hér segir:
- 21 falla undir litla áhættu sem ekki þarf að bregðast frekar við,
- 12 falla undir miðlungsáhættu sem þegar er tekið á í reglubók skólans með almennum öryggisreglum,
- 3 falla undir mikla áhættu, sem krefst sértækra öryggisráðstafana og
- Ekkert fellur undir mjög mikla áhættu, sem hefði krafist viðbragðsáætlana eða varaleiða.
Gripið hefur verið til viðeigandi ráðstafana vegna ofangreindra atriða. Til viðbótar hafa eftirtalin gögn/aðgerðir verið framkvæmd og kynnt starfsmönnum í samræmi við persónuverndarlög:
- Reglubók vegna nemendaskrár - Handbók í tveimur hlutum, meginhluti og viðauki, með stefnu, kröfum og leiðsögn til að mæta kröfum sem gerðar eru til skólanna vegna innleiðingar á stjórnkerfi persónuupplýsinga í samræmi við almennu persónuverndarreglugerð ESB nr. 2016/679 (GDPR), lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og reglur Persónuverndar nr. 299/2001 um öryggi persónuupplýsinga.
- Handbók starfsmanna um persónuvernd og upplýsingaöryggi - Samanteknar leiðbeiningar fyrir starfsfólk um efni Reglubókarinnar og hinna ýmsu (verklags-)reglna sem henni fylgja.
- Öryggisyfirlýsing starfsfólks - Skjal sem starfsfólk þarf að undirrita þegar það fær úthlutað notendaaðgangi að upplýsingakerfum skólans. Skjalinu er ætlað að uppfylla þá kröfu Persónuverndar að notendur upplýsingakerfa séu upplýstir um helstu skyldur sínar vegna persónuverndar og þeim bent á að notkun þeirra og aðgangur að upplýsingakerfum skólans sé vaktaður.
- Verklagsreglur nr. 4.1 um áhættumat - Verklagsreglurnar lýsa verkferlinu við áhættumatið, eins og það var framkvæmt hjá skólanum.
- Verklagsreglur nr. 9.2 um stjórnun aðgangs notenda - Geymir samantekt á grein 9.2 í viðauka Reglubókarinnar, þar sem lýst er hvernig standa skuli að úthlutun og umsjón með aðgangi notenda. Með verklagsreglunum fylgir viðauki með skilgreindum aðgangsheimildum eins og þær birtast í sjálfsmati skólans. (Taflan hér að ofan)
- Reglur nr. 11.1.3 um örugg svæði. Í reglunum er sett fram tillaga um hvernig væri hægt að skilgreina svæði skólans, aðgangshópa og hvaða hópar hafa heimild til aðgangs að hverju svæði. Ekki er víst að þetta fyrirkomulag henti.
- Verklagsreglur nr. 16.1.1 um viðbrögð við persónuverndar- og upplýsingaöryggisatvikum - Ein af mikilvægari kröfum varðandi persónuvernd og upplýsingaöryggi er að til sé farvegur til að tilkynna um atvik sem hafa uppgötvast. Í lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga er þetta kallað brestur, annars staðar er talað um brot, leka, frávik, o.s.frv. Hér er allt þetta fellt undir hugtakið atvik.
- Verklagsreglur nr. 18.1.4 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nemendaskrár - Þetta er umfangsmikið skjal með samantekt á helstu ákvæðum laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og reglugerðar ESB nr. 2016/679. Tilgangur þess er að safna þessum upplýsingum á einn stað svo ekki þurfi að flett upp mörgum skjölum til að fá yfirsýn.
- Verklagsreglur nr. 18.1.5 um tölvupóst starfsmanna - Persónuvernd leggur mikla áherslu á að meðhöndlun tölvupósts fylgi réttum reglum. Af þeim sökum birti Persónuvernd sínar eigin reglur fyrir margt löngu og hvatti fyrirtæki og stofnanir til að taka reglurnar upp. Það hefur verið gert í verklagsreglum nr. 18.1.5
- Skjal nr. 18.1.1 með lögum og reglugerðum fyrir grunnskóla - Sótt var í upplýsingar á vef Alþingis, Sambands íslenskra sveitarfélaga og mennta- og menningarmálaráðuneytisins.
- Yfirlýsing um nothæfi - Verði einhvern tímann krafist þess að skólarnir fái vottun á því hvernig þeir taka á persónuvernd, þá mun skjalið koma að góðum notum.
- Uppfærð upplýsingaöryggisstefna - Upplýsingaöryggisstefnan uppfærð til samræmis við ábendingar Persónuverndar.
- Áhættumatsskýrsla. Dregin saman helstu niðurstöður úr áhættumati skólans.
- Vinnsluskrá.Skrá sem skilgreinir verkefnaferla og ábyrgðaraðila á verkefnum, skjalavörslu,. meðferð gagna o.fl.
- Persónumöppur nemenda.Möppur í læstum skjalaskáp fyrir hver nemanda skólans með öllum gögnum sem ber að varðveita.
- Persónumöppur starfsmanna.Möppur í læstum skjalaskáp fyrir hvern starfsmann þar sem gögn um hann eru geymd.
- Trúnaðaryfirlýsing starfsfólks. Allir starfsmenn undirrita.
- Upplýsingar úr sakaskrá. Kannað er hjá öllum starfsmönnum skólans hvort þeir hafi broti gegn kynferðisbrotakafla hegningarlaga, kafla um ofbeldisbrot og kafa um brot gegn ávana- og fíkniefnum.
- Trúnaðaryfirlýsing foreldra og gesta. Eyðublað í vinnslu og á eftir að senda út.
Sigurður fór yfir endurmenntunaráætlun skólans sem samanstendur af áframhaldandi vinnu við leiðsagnarmat og teymiskennslu. Það er fléttað saman við annað ár í þriggja ára áætlun skólans um innleiðingu námsmatskvarðans ABC í öllum bekkjardeildum.
Sigurður greindi frá vilja skólans til að banna notkun farsíma á skólatíma, bæði til að verða við kröfum laga um persónuvernd og til auka einbeitingu nemenda í samskiptum og námi. Umræða um slíkt bann verður tekin við foreldra, nemendur, skólaráð og fræðsluráð.
Sigurður gerði grein fyrir nýjum starfsmönnum skólans:
Berglind Guðmundsdóttir, umsjónarkennari 7. bekkjar og íslenskukennari.
Gréta Clough kennir sviðslistir.
Helga Sigurhansdóttir, stuðningsfulltrúi og skólaliði.
Julia Sciba, kennir ensku á unglingastigi og umsjónarmaður frístundar.
Marinó Björnsson kennir myndmennt, smíði og dönsku í 6. bekk.
Rannveig Aðalbjörg Hjartardóttir, kennir dönsku á mið- og unglingastigi.
3. Ákveðið var að funda síðasta miðvikudag í mánuði kl. 15.00
4. Önnur mál.
a. Elinborg Sigurgeirsdóttir mætti á fundinn og ræddi byggingaráform við grunnskólann. Hún er ekki sátt við stöðu mála varðandi tónlistarskólann og finnst ekki hafa verið nægjanlegt samráð við tónlistarskólann. Fræðsluráð óskar eftir því við byggingarnefnd að fulltrúi nefndarinnar komi á næsta fund og upplýsi ráðið um stöðu mála.
b. Ákveðið var að halda vinnufund ráðsins miðvikudaginn 12. september kl. 15.00 og boða þá einnig varamenn.
Fleira ekki tekið fyrir.
Fundargerð lesin upp og samþykkt.
Fundi slitið kl. 17:15
