27. febrúar 2023

Vikan 20.-27. febrúar 2023

Í þetta skiptið ætla ég að bregða aðeins út af vananum og í stað þess að rekja ítarlega það sem á daga dreif í liðinni viku að fara yfir tölfræði. Það er að segja hvernig tími sveitastjóra skiptis á milli helstu málaflokka og verkefna. Ég hef áður farið yfir viðlíka tölfræði og í þetta skiptið tók ég út upplýsingar frá því ég hóf störf þann 1. september 2022.

Þegar tekinn er út listi yfir hvernig tíminn skiptist á milli helstu málaflokka má sjá að meira en helmingur tímans fer í það sem fellur undir sameiginlegan kostnað. Þar undir er byggðarráð, sveitarstjórn, starfsmannamál o.s.frv. Ég fer betur yfir sundurliðun þessa tíma hér á eftir.

Á eftir sameiginlega kostnaðnum koma atvinnumálin næst. Enda afar mikilvægur málaflokkur. Þar undir er landbúnaðarráð og verkefni tengd því en sveitarstjóri er starfsmaður ráðsins. Einnig eru þarna undir alls kyns fundir og verkefni sem lúta að annarskonar atvinnuuppbyggingu.

Skipulags og byggingamálin koma þar á eftir. Síðustu vikur og mánuði hafa verið óvenju mörg mál í skipulagsferli. Er það gleðilegt enda brýnt að skipulagsmálin séu sífellt í skoðun. Eðlilega sýnist sitt hverjum í slíkum málum og þarf oft að ræða hlutina út frá mörgum sjónarhornum. Á eftir þeim málaflokki koma fræðslu- og uppeldismál, því næst æskulýðs- og íþróttamál. Aðrir málaflokkar eru þar á eftir.

Nánari útlistun má sjá á eftirfarandi kökuriti.

Þar sem sameiginlegi kostnaðurinn er þetta stór hluti af tímanum tók ég út sundurliðun á í hvað tíminn undir þeim lið fer. Það kemur kannski ekki á óvart að sveitarstjórn og byggðarráð taka þar helming tímans. Það er undirbúningur funda, fundirnir sjáfir og úrvinnsla, eftirfylgni og framkvæmd ákvarðana funda. Kynningarmál koma þar á eftir. Með um 13% tímans. Til þeirra teljast dagbókarfærslurnar sem hafa vakið lukku allt suður á land og inn á þorrablót, en auk þess fréttaskrif á heimasíðu, samskipti við fjölmiðla og þess háttar. Ef frá er talinn safnliðurinn ýmislegt þá er bæjarskrifstofan þar á eftir en það eru sameiginleg málefni ráðhússins. Þar á eftir koma starfsmannamál, fjármál og framkvæmdaráð. Kemur kannski á óvart að fjármálin eru svona lítill hluti eða aðeins 5%. Þar eru hlutir þó í föstum skorðum í styrkum höndum sviðsstjóra fjármála- og stjórnsýslusviðs og mitt hlutverk meira að hafa eftirlit og hafa yfirsýn. Ýmislegt sem lýtur að fjármálum sem færist svo beint á málaflokkana sjálfa og er því talið þar undir.

Eins og ég hef áður nefnt í dagbókarfærslum er mjög gagnlegt fyrir mig að fylgjast með í hvað tíminn fer. Þá er hægt að bregðast við ef óheppileg mynstur taka að myndast. Tökum sem dæmi ef tíminn sem fer í mikilvæg mál eins og atvinnumál tekur að minnka verulega. Þá er nauðsynlegt að rétta kúrsinn og veita þessum mikilvæga málaflokki meiri athygli. Ég hef verið spurð að því hvernig ég skrái tímann. Ég nota til þess kerfi sem heitir Harvest (www.getharvest.com). Alla jafna skrái ég þetta daglega og skráningar í dagbókinni færast sjálfkrafa yfir í Harvest. Það fer því ekki mikill tími í þetta en er eins og ég segi mjög gagnlegt. Eins og Peter Drucker sagði eitt sinn: „If you can‘t measure it you can‘t manage it“ sem mætti útleggja á íslensku með örlitlu skáldaleyfi: „ef þú getur ekki mælt það, þá geturðu ekki bætt það“ . Það eru orð að sönnu. Mikilvægasta í mínum huga er að stjórna tímanum í stað þess að láta hann stjórna mér. Alla jafna gengur mér það vel en ég viðurkenni þó að suma daga getur það verið áskorun.

Þar sem um óhefðbundna dagbókarfærslu er að ræða læt ég hér fylgja með fundargerð byggðarráðsfundar vikunnar. Annað sem var á dagskrá í vikunni var spjall um stefnumótun, fundur með forstöðumönnum stofnana sveitarfélagsins, fundir um framkvæmdir á döfinni, samráðs- og upplýsingafundur um innleiðingu Heimsmarkmiða, fundur með oddvita og formanni byggðarráðs, undirbúningnur fundar landbúnaðarráðs, umsókn um styrk til viðhalds styrkvega frá Vegagerðinni, yfirlestur útboðsgagna vegna skólaaksturs og aksturs með eldri borgara, fundur framkvæmdaráðs. Einnig gerð umsagna um landbúnaðar- og matvælastefnu, yfirlestur á drögum að Brunavarnaáætlun, samþykkt reikninga, starfsmannamál, þjóðlendur, frágangur á ágripum sveitarstjórnarmanna, undirbúningur byggðarráðsfundar, skipulagsmál, ýmiskonar kynningarmál svo fátt eitt séð talið. Að síðustu má ekki gleyma móttöku fjölda barna úr grunnskólanum á Öskudaginn. Óformleg könnun leiddi í ljós að Gulur, Rauður, Grænn og blár er vinsælasta lagið – enda geta allir tekið undir. Enda þessa færslu á mynd af sveitarstjóra og sviðsstjóra fjármála- og umhverfissviðs í búningum sínum á Öskudag.